W dynamicznym świecie transportu drogowego, gdzie przepisy zmieniają się, a obowiązków administracyjnych przybywa, łatwo jest pogubić się w gąszczu wymagań. Jednym z nich jest coroczne oświadczenie o zatrudnieniu kierowcy dokument, który dla wielu przedsiębiorców wciąż budzi pytania. Ten artykuł ma za zadanie rozwiać wszelkie wątpliwości, dostarczając precyzyjnych i praktycznych informacji, kto, kiedy i jak powinien wypełnić to ważne oświadczenie.
Przedsiębiorca odpowiada za oświadczenie o zatrudnieniu kierowcy kluczowe informacje i terminy
- Obowiązek złożenia oświadczenia o zatrudnieniu kierowcy spoczywa na przedsiębiorcy posiadającym zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego.
- Podstawą prawną jest art. 7a ust. 8 Ustawy o transporcie drogowym, wprowadzony nowelizacją z 1 marca 2022 roku.
- Oświadczenie należy składać corocznie do 31 marca za rok poprzedni do organu, który wydał zezwolenie (GITD lub starosta).
- Kluczowe dane to łączna liczba zatrudnionych na 31 grudnia oraz średnia arytmetyczna liczba kierowców z poprzedniego roku, uwzględniająca wszystkie formy zatrudnienia.
- Niezłożenie oświadczenia w terminie grozi karą 800 zł, a podanie nieprawdy odpowiedzialnością karną i ryzykiem utraty licencji.
Przedsiębiorca, nie kierowca jednoznaczna zasada odpowiedzialności
Z mojego doświadczenia wynika, że to jedno z najczęściej zadawanych pytań: „Kto właściwie ma to wypełnić ja, jako kierowca, czy firma?”. Odpowiedź jest jednoznaczna i chciałbym to mocno podkreślić: odpowiedzialność za wypełnienie i złożenie oświadczenia spoczywa wyłącznie na przedsiębiorcy. Nieważne, czy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, czy zarządzasz dużą spółką transportową. To Ty, jako podmiot gospodarczy posiadający zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego, jesteś adresatem tego obowiązku. Kierowca nie ma tutaj żadnych formalnych zobowiązań.
Dlaczego ten dokument jest tak ważny dla Twojej firmy transportowej?
Możesz pomyśleć, że to kolejny papier do wypełnienia, ale to oświadczenie ma kluczowe znaczenie dla stabilności Twojej firmy. Przede wszystkim, jego terminowe i poprawne złożenie jest warunkiem utrzymania ciągłości licencji przewoźnika. Zaniedbanie tego obowiązku może skutkować nie tylko karami finansowymi, ale w skrajnych przypadkach nawet cofnięciem zezwolenia, co dla firmy transportowej oznacza wstrzymanie działalności. To także element monitorowania rynku transportowego przez organy kontrolne, który pozwala ocenić, czy przedsiębiorcy spełniają wymogi dotyczące zatrudnienia.
Podstawa prawna, czyli skąd wziął się ten obowiązek (art. 7a Ustawy o transporcie drogowym)
Obowiązek składania oświadczenia o zatrudnieniu kierowcy nie jest nowością, ale jego obecna forma i znaczenie zostały ugruntowane przez nowelizację. Podstawę prawną stanowi art. 7a ust. 8 Ustawy o transporcie drogowym. Ten konkretny zapis został wprowadzony w życie 1 marca 2022 roku i od tego momentu jest to cykliczny, coroczny obowiązek każdego przedsiębiorcy posiadającego zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. Pamiętajmy, że przepisy te mają na celu zapewnienie rzetelności i przejrzystości w branży transportowej.
Czy Twoja firma musi składać oświadczenie? Sprawdź, kogo dotyczy ten obowiązek
Posiadacze zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego
Zgodnie z przepisami, obowiązek składania oświadczenia dotyczy każdego przedsiębiorcy, który posiada ważne zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. To jest kluczowy warunek. Niezależnie od wielkości floty, liczby zatrudnionych pracowników czy rodzaju wykonywanych przewozów (krajowe czy międzynarodowe), jeśli posiadasz takie zezwolenie, musisz złożyć oświadczenie. To bardzo szeroki zakres, obejmujący większość firm działających w branży transportowej.
Jednoosobowa działalność gospodarcza a oświadczenie kiedy musisz je złożyć?
Wielu przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą zastanawia się, czy ich ten obowiązek również dotyczy. Odpowiedź brzmi: tak, jeśli posiadasz zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. Co więcej, jeśli właściciel firmy sam jest kierowcą i wykonuje operacje transportowe, musi on uwzględnić siebie w oświadczeniu zarówno w łącznej liczbie zatrudnionych, jak i w średniej liczbie kierowców. To ważna kwestia, często pomijana przez mniejszych przewoźników.
Wyjątki od reguły: Kto jest zwolniony z tego obowiązku?
Na szczęście, nie wszyscy przewoźnicy muszą składać to oświadczenie. Zgodnie z przepisami, obowiązek ten nie dotyczy przedsiębiorców, którzy działają wyłącznie na podstawie zaświadczenia na przewozy drogowe na potrzeby własne. Jeśli Twoja firma wykonuje transport wyłącznie na własne potrzeby, a nie w ramach usług przewozowych dla osób trzecich, to możesz odetchnąć z ulgą ten konkretny obowiązek Cię nie dotyczy. Warto jednak zawsze upewnić się, czy Twoja sytuacja faktycznie kwalifikuje się jako przewozy na potrzeby własne.
Jak wypełnić oświadczenie krok po kroku i uniknąć kosztownych błędów
Krok 1: Zbierz niezbędne dane co musisz przygotować przed wypełnieniem?
Zanim przystąpisz do wypełniania formularza, upewnij się, że masz pod ręką wszystkie potrzebne informacje. To pozwoli uniknąć błędów i niepotrzebnego stresu. Potrzebujesz:
- Łącznej liczby wszystkich osób zatrudnionych w Twoim przedsiębiorstwie na dzień 31 grudnia poprzedniego roku. Pamiętaj, że chodzi o wszystkich pracowników, niezależnie od stanowiska i formy zatrudnienia.
- Danych do obliczenia średniej arytmetycznej liczby kierowców zatrudnionych w poprzednim roku. Będziesz potrzebować liczby kierowców zatrudnionych w każdym z 12 miesięcy poprzedniego roku kalendarzowego.
Krok 2: Ustalenie łącznej liczby zatrudnionych na 31 grudnia
To z pozoru proste zadanie, ale wymaga precyzji. Musisz policzyć wszystkie osoby, które były zatrudnione w Twojej firmie 31 grudnia poprzedniego roku. Nie ma znaczenia, czy to kierowca, pracownik biurowy, mechanik czy magazynier. Liczy się każda osoba, z którą miałeś aktywną umowę (o pracę, zlecenie, dzieło o tym więcej za chwilę) w tym konkretnym dniu. Jeśli 31 grudnia przypadał w weekend, nadal liczy się stan zatrudnienia z tego dnia.
Krok 3: Jak bezbłędnie obliczyć średnią arytmetyczną liczbę kierowców? (Wzór + przykład)
Obliczenie średniej arytmetycznej liczby kierowców to element, który często sprawia trudności. Wzór jest prosty: sumujesz liczbę kierowców zatrudnionych w każdym z 12 miesięcy poprzedniego roku kalendarzowego, a następnie dzielisz wynik przez 12. Pamiętaj, że liczą się tu osoby, które faktycznie wykonywały operacje transportowe. Jeśli kierowca był zatrudniony tylko przez część miesiąca, nadal wliczasz go jako "1" w tym miesiącu, jeśli był aktywny. Nie wliczasz natomiast kierowców, którzy przez cały miesiąc byli np. na długotrwałym zwolnieniu chorobowym i nie wykonywali pracy.
Przykład obliczeniowy:
Załóżmy, że w 2023 roku Twoja firma zatrudniała kierowców w następujący sposób:
Styczeń: 5 kierowców
Luty: 5 kierowców
Marzec: 6 kierowców
Kwiecień: 6 kierowców
Maj: 7 kierowców
Czerwiec: 7 kierowców
Lipiec: 7 kierowców
Sierpień: 7 kierowców
Wrzesień: 6 kierowców
Październik: 6 kierowców
Listopad: 5 kierowców
Grudzień: 5 kierowców
Suma kierowców zatrudnionych w ciągu roku: 5+5+6+6+7+7+7+7+6+6+5+5 = 72
Średnia arytmetyczna liczba kierowców: 72 / 12 = 6 kierowców.
Krok 4: Wypełnienie i weryfikacja danych w formularzu
Kiedy masz już wszystkie dane, przystąp do wypełniania formularza. Niezależnie od tego, czy robisz to ręcznie, czy elektronicznie, zachowaj szczególną staranność. Dokładnie sprawdź każdą cyfrę i każdą informację. Jeden błąd może skutkować koniecznością korekty, a w najgorszym wypadku karą. Po wypełnieniu formularza, zanim go złożysz, zweryfikuj wszystkie dane raz jeszcze. Poproś kogoś z zaufanych współpracowników o drugie spojrzenie świeże oko często wychwytuje pomyłki.
Kogo wliczać do oświadczenia? Kluczowe zasady dotyczące form zatrudnienia
Umowa o pracę i umowa zlecenie jak prawidłowo je uwzględnić?
Przepisy jasno wskazują, że do oświadczenia należy wliczać wszystkie osoby zatrudnione „bez względu na formę zatrudnienia”. Oznacza to, że nie tylko kierowcy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, ale także ci pracujący na podstawie umów cywilnoprawnych, takich jak umowa zlecenie, muszą zostać uwzględnieni. To bardzo ważna informacja, ponieważ wielu przedsiębiorców błędnie pomija zleceniobiorców. Pamiętaj, że liczy się fakt wykonywania pracy kierowcy w Twojej firmie, a nie konkretny typ umowy.Kierowca na samozatrudnieniu (B2B) czy należy go wliczać?
To kolejne często zadawane pytanie, na które odpowiedź jest jednoznaczna: kierowcy współpracujący na podstawie umów B2B (samozatrudnienie) nie są wliczani do oświadczenia. Dlaczego? Ponieważ z perspektywy przepisów dotyczących tego dokumentu, nie są oni traktowani jako "zatrudnieni" w Twojej firmie. Są to niezależni przedsiębiorcy świadczący usługi dla Twojej firmy. To kluczowa różnica, którą należy mieć na uwadze przy kompletowaniu danych.
Właściciel firmy, który sam jeździ jak ująć siebie w statystykach?
Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i sam zasiadasz za kierownicą, to musisz uwzględnić siebie w oświadczeniu. W takim przypadku właściciel firmy, będący jednocześnie kierowcą, musi zostać wliczony zarówno do łącznej liczby zatrudnionych na 31 grudnia, jak i do średniej arytmetycznej liczby kierowców. Traktujesz siebie jak każdego innego kierowcę w firmie, który wykonuje operacje transportowe. To logiczne, gdyż również Ty przyczyniasz się do realizacji przewozów.
Gdzie i do kiedy złożyć gotowe oświadczenie? Przewodnik po terminach i urzędach
Nieprzekraczalny termin: Dlaczego 31 marca to data, o której musisz pamiętać?
Termin jest absolutnie kluczowy i nie ma tu miejsca na pomyłki. Oświadczenie należy składać corocznie do 31 marca za rok poprzedni. Oznacza to, że na przykład oświadczenie za rok 2023 musiało zostać złożone do 31 marca 2024 roku. Jest to data nieprzekraczalna. Dlaczego jest tak ważna? Ponieważ jej naruszenie, nawet o jeden dzień, skutkuje nałożeniem kary finansowej. Warto więc ustawić sobie przypomnienie w kalendarzu, aby nie przeoczyć tego obowiązku.
GITD czy Starostwo? Jak ustalić, gdzie wysłać swój dokument?
Miejsce złożenia oświadczenia zależy od tego, który organ wydał Twojej firmie zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. To prosta zasada, ale często mylona. Jeśli posiadasz licencję międzynarodową, dokument składasz do Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego (GITD). Natomiast w przypadku zezwolenia na przewozy krajowe, właściwym organem będzie starosta (lub prezydent miasta na prawach powiatu), czyli urząd miasta lub starostwo powiatowe, które wydało Ci zezwolenie. Zawsze upewnij się, że wysyłasz dokument do właściwej instytucji, aby uniknąć problemów.
Składanie oświadczenia online jak to zrobić przez platformę ePUAP?
W dobie cyfryzacji, coraz więcej dokumentów możemy składać elektronicznie, co jest dużym ułatwieniem. Oświadczenie o zatrudnieniu kierowcy również możesz złożyć przez platformę ePUAP. Proces ten zazwyczaj polega na odnalezieniu odpowiedniego formularza w katalogu usług, wypełnieniu go elektronicznie i podpisaniu Profilem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. To wygodna i szybka metoda, która pozwala uniknąć wizyt w urzędzie i kolejek. Pamiętaj jednak, aby upewnić się, że wysyłasz dokument do właściwego urzędu również w formie elektronicznej.Najczęstsze pułapki i błędy przy wypełnianiu oświadczenia jak ich uniknąć
Błędne obliczenie średniej najczęstsza i najdroższa pomyłka
Jak już wspomniałem, obliczenie średniej arytmetycznej liczby kierowców jest jednym z najczęstszych źródeł błędów. Przedsiębiorcy często zapominają o pełnych 12 miesiącach, wliczają kierowców B2B lub pomijają tych na umowach cywilnoprawnych. Niewłaściwe obliczenia mogą prowadzić do podania nieprawdziwych danych, co z kolei może skutkować poważnymi konsekwencjami, włącznie z karami finansowymi. Zawsze dokładnie sprawdzaj swoje wyliczenia i, jeśli masz wątpliwości, skonsultuj się z księgowością lub prawnikiem.
Pominięcie kierowców na umowach cywilnoprawnych
To kolejna pułapka, w którą wpada wielu przewoźników. Pokutuje przekonanie, że oświadczenie dotyczy tylko pracowników etatowych. Nic bardziej mylnego! Przepisy wyraźnie mówią o "wszystkich osobach zatrudnionych bez względu na formę zatrudnienia". Oznacza to, że kierowcy pracujący na podstawie umowy zlecenia muszą być uwzględnieni w statystykach. Ich pominięcie to błąd, który może być kosztowny i prowadzić do nieprawidłowości w oświadczeniu.
Złożenie dokumentu po terminie lub do niewłaściwego organu
Nawet idealnie wypełnione oświadczenie może stać się bezwartościowe, jeśli zostanie złożone za późno lub do złego urzędu. Przekroczenie terminu 31 marca automatycznie skutkuje karą finansową, o której będę mówił za chwilę. Podobnie, wysłanie dokumentu do starostwa, gdy powinno trafić do GITD (lub odwrotnie), oznacza, że obowiązek nie został prawidłowo spełniony. Zawsze dokładnie weryfikuj zarówno datę, jak i adresata przed wysyłką.
Konsekwencje niezłożenia oświadczenia lub podania nieprawdy
Kara finansowa 800 zł standardowa sankcja za spóźnienie
Jeśli nie złożysz oświadczenia w wyznaczonym terminie, czyli do 31 marca, musisz liczyć się z konsekwencjami. Standardową sankcją za to uchybienie jest kara finansowa w wysokości 800 zł. To stała kwota, niezależna od wielkości firmy czy liczby dni spóźnienia. Warto pamiętać, że ta kara jest nakładana za samo niezłożenie dokumentu w terminie, nawet jeśli wszystkie dane byłyby poprawne. To wystarczający powód, by traktować ten termin z najwyższą powagą.
Przeczytaj również: Kierowca karetki na sygnale: Przywileje czy pułapki odpowiedzialności?
Poważniejsze konsekwencje: Odpowiedzialność karna i ryzyko utraty licencji
Niezłożenie oświadczenia w terminie to jedno, ale podanie w nim nieprawdziwych danych to znacznie poważniejsza sprawa. W takim przypadku przedsiębiorca naraża się na odpowiedzialność karną za składanie fałszywych oświadczeń. To nie tylko kwestia grzywny, ale potencjalnie poważniejsze konsekwencje prawne. Ponadto, organy administracyjne mają prawo nałożyć sankcje administracyjne, włącznie z ryzykiem cofnięcia licencji przewoźnika. Utrata licencji to dla firmy transportowej wyrok, dlatego podkreślam: zawsze podawaj prawdziwe i sprawdzone dane. Rzetelność w tym zakresie jest absolutnie kluczowa dla bezpieczeństwa i przyszłości Twojego biznesu.
