W branży transportowej, gdzie precyzja i zgodność z przepisami są na wagę złota, obowiązek regularnego sczytywania karty kierowcy co 28 dni stanowi jeden z kluczowych elementów zarządzania flotą. Jako Witold Wójcik, wielokrotnie widziałem, jak niedopełnienie tego, z pozoru prostego, wymogu prowadziło do niepotrzebnych kar i komplikacji. Ten artykuł ma za zadanie rozwiać wszelkie wątpliwości i dostarczyć kompleksowych informacji, które pomogą przedsiębiorcom i kierowcom w prawidłowym wywiązywaniu się z tego obowiązku.
Sczytywanie karty kierowcy co 28 dni: kluczowe zasady, terminy i kary dla przedsiębiorców
- Obowiązek sczytywania danych z karty kierowcy co 28 dni wynika z Rozporządzeń UE (561/2006, 581/2010).
- Termin 28 dni dotyczy wyłącznie dni, w których na karcie zarejestrowano aktywność dni wolne nie są wliczane.
- Głównym odpowiedzialnym za terminowe sczytywanie danych jest przedsiębiorca transportowy.
- Za niedopełnienie obowiązku grozi kara 500 zł za każdego kierowcę, którego dane nie zostały sczytane.
- Pobrane dane należy archiwizować przez co najmniej 12 miesięcy w formacie .DDD.
- Pakiet Mobilności nie zmienił terminów, ale zwiększył wagę regularnej kontroli danych.
Termin 28 dni: przepisy i konsekwencje niedopełnienia obowiązku
Obowiązek sczytywania karty kierowcy co 28 dni nie jest niczym nowym i ma swoje solidne podstawy prawne w przepisach Unii Europejskiej. Głównym aktem prawnym, który reguluje ten obszar, jest Rozporządzenie (WE) nr 561/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady. Jednak to Rozporządzenie Komisji (UE) nr 581/2010 precyzuje maksymalne terminy, w jakich należy dokonywać odczytów: 28 dni dla karty kierowcy oraz 90 dni dla jednostki pojazdowej, czyli popularnego tachografu. W polskim porządku prawnym te unijne regulacje są uszczegółowione przez Ustawę o systemie tachografów cyfrowych. Z mojego doświadczenia wynika, że znajomość tych podstaw jest absolutnie kluczowa, aby uniknąć problemów podczas kontroli.
Kto jest odpowiedzialny za sczytanie karty: kierowca czy firma?
To bardzo ważne pytanie, które często budzi wątpliwości. Chociaż karta kierowcy jest przypisana do konkretnej osoby, to główny obowiązek terminowego sczytywania danych spoczywa na przedsiębiorcy transportowym. To firma musi zapewnić odpowiednie narzędzia i procedury, aby dane były regularnie pobierane i archiwizowane. Rola kierowcy jest tutaj równie istotna ma on obowiązek udostępnić swoją kartę do odczytu w wyznaczonym terminie. W praktyce oznacza to ścisłą współpracę i wzajemne zrozumienie odpowiedzialności.
Kara 500 zł to dopiero początek: czym jeszcze grozi zignorowanie terminu?
Niedopełnienie obowiązku wczytania danych z karty kierowcy w wymaganym terminie niestety wiąże się z konkretnymi konsekwencjami finansowymi. Zgodnie z przepisami, na przedsiębiorstwo transportowe nakładana jest kara w wysokości 500 zł za każdego kierowcę, którego dane nie zostały sczytane na czas. Warto pamiętać, że podobna kara (również 500 zł) grozi za niesczytanie w terminie danych z tachografu. Chociaż naruszenie to nie ma bezpośredniego wpływu na "dobrą reputację" przewoźnika, to jednak regularne kary mogą znacząco obciążyć budżet firmy i świadczą o braku należytej staranności w zarządzaniu dokumentacją.
Jak prawidłowo liczyć 28 dni i uniknąć kosztownych błędów
To jest jeden z najczęściej popełnianych błędów, który osobiście widziałem wiele razy. Kluczową zasadą liczenia terminu 28 dni jest to, że dotyczy on wyłącznie dni, w których zarejestrowano aktywność na karcie kierowcy. Co to oznacza w praktyce? Dni urlopu, zwolnienia lekarskiego (L4) czy innej usprawiedliwionej nieobecności, podczas których karta nie była używana i nie rejestrowała żadnych danych, nie wliczają się do tego okresu. Musimy skupić się tylko na dniach, w których kierowca faktycznie wykonywał pracę i jego karta była aktywna w tachografie.
Kierowca na urlopie lub L4: czy musisz sczytywać "pustą" kartę?
Kontynuując temat liczenia dni aktywności, warto podkreślić, że jeśli na karcie kierowcy nie zarejestrowano żadnej nowej aktywności od ostatniego odczytu na przykład z powodu dłuższego urlopu, zwolnienia lekarskiego lub innej przerwy w pracy to nie ma konieczności ponownego sczytywania jej po upływie 28 dni kalendarzowych. Obowiązek odczytu pojawia się dopiero wtedy, gdy na karcie pojawią się nowe dane, które nie zostały jeszcze pobrane. To bardzo ważne ułatwienie, które pozwala uniknąć niepotrzebnych działań i skupić się na kartach, które rzeczywiście wymagają uwagi.
Praktyczny przykład: od którego dnia zaczynamy liczyć i kiedy upływa ostateczny termin?
Wyobraźmy sobie następującą sytuację: ostatnie sczytanie karty kierowcy miało miejsce 1 stycznia. Od 1 do 10 stycznia kierowca pracował aktywnie (10 dni aktywności). Następnie od 11 do 20 stycznia był na urlopie (10 dni bez aktywności). Od 21 do 28 stycznia ponownie pracował (8 dni aktywności). Sumujemy dni aktywności: 10 + 8 = 18 dni. Oznacza to, że do limitu 28 dni brakuje nam jeszcze 10 dni aktywności. Jeśli kierowca wróci do pracy 29 stycznia i będzie jeździł przez kolejne 10 dni, to ostatni możliwy termin sczytania karty upłynie po 10 dniach jego pracy, czyli około 7 lutego (18 dni aktywności + 10 dni aktywności = 28 dni aktywności). Ważne jest, aby monitorować te dni aktywności, a nie sztywno trzymać się kalendarza.
Sczytywanie karty kierowcy: kompletny poradnik praktyczny
Aby sczytać dane z karty kierowcy, potrzebujemy kilku podstawowych narzędzi. Przede wszystkim jest to specjalny czytnik kart kierowcy. Na rynku dostępne są różne rozwiązania: od samodzielnych kluczy, takich jak TachoTerminal czy DLK Pro, które pozwalają na pobranie danych bez konieczności podłączania do komputera, po prostsze czytniki podłączane do komputera przez port USB. Niezbędne jest również oprogramowanie komputerowe (np. TachoBit, Tachospeed), które umożliwia nie tylko pobranie, ale także archiwizację i analizę danych. Pamiętajmy, że wszystkie dane zapisywane są w ustandaryzowanym formacie .DDD, co zapewnia ich uniwersalność i możliwość odczytu przez różne systemy.
Sam proces pobierania danych: od podłączenia karty do zapisu pliku .DDD
Proces pobierania danych z karty kierowcy jest zazwyczaj prosty i intuicyjny. Zaczynamy od podłączenia czytnika do komputera (jeśli jest to czytnik USB) lub upewnienia się, że samodzielny klucz jest gotowy do pracy. Następnie wkładamy kartę kierowcy do czytnika. Po uruchomieniu dedykowanego oprogramowania na komputerze, zazwyczaj pojawia się opcja "Pobierz dane z karty" lub podobna. Po jej wybraniu oprogramowanie automatycznie zainicjuje proces odczytu. Po zakończeniu pobierania dane są zapisywane na dysku komputera w formie pliku .DDD. Zawsze upewniam się, że plik został poprawnie zapisany i ma odpowiednią nazwę, często zawierającą datę odczytu i nazwisko kierowcy, co ułatwia późniejszą archiwizację.
Archiwizacja i przechowywanie danych: jak robić to zgodnie z prawem przez 12 miesięcy?
Pobrane dane to nie tylko formalność, ale także cenny zbiór informacji, który musi być odpowiednio zabezpieczony. Przedsiębiorca transportowy ma obowiązek przechowywania tych danych przez okres co najmniej 12 miesięcy od daty ich zarejestrowania. Oznacza to, że pliki .DDD muszą być archiwizowane w sposób bezpieczny, najlepiej w kilku kopiach, na różnych nośnikach lub w chmurze, aby zapobiec ich utracie. Ponadto, dane te muszą być łatwo dostępne i możliwe do udostępnienia na żądanie organów kontrolnych, takich jak Inspekcja Transportu Drogowego. Brak możliwości przedstawienia danych podczas kontroli jest traktowany jako naruszenie i może skutkować karami.
Co jeszcze musisz pamiętać oprócz karty kierowcy? Tachograf i inne obowiązki
Wspominając o sczytywaniu danych, nie możemy zapominać o drugim, równie ważnym elemencie jednostce pojazdowej, czyli tachografie. Obowiązek pobierania danych z tachografu jest oddzielnym wymogiem, również regulowanym przez Rozporządzenie Komisji (UE) nr 581/2010, które określa maksymalny termin na jego sczytanie na 90 dni. To oznacza, że nawet jeśli regularnie sczytujemy karty kierowców, musimy pamiętać o osobnym harmonogramie dla tachografów w naszych pojazdach.
Dlaczego regularne pobieranie danych z tachografu jest równie ważne dla uniknięcia kar?
Regularne pobieranie danych z tachografu jest absolutnie kluczowe dla pełnej zgodności z przepisami i uniknięcia kar. Podobnie jak w przypadku kart kierowców, za niesczytanie tachografu w terminie 90 dni, na przedsiębiorstwo transportowe nakładana jest kara w wysokości 500 zł. Dane z tachografu są niezbędne dla organów kontrolnych do weryfikacji zgodności z przepisami dotyczącymi czasu pracy kierowców, prędkości pojazdu, przebytych tras oraz innych zdarzeń. Stanowią one pełny obraz aktywności pojazdu i wszystkich kierowców, którzy nim jeździli w danym okresie, dlatego ich brak jest poważnym uchybieniem.Różnice w danych: co "mówi" karta, a co pamięć tachografu?
Warto zrozumieć, że dane z karty kierowcy i pamięci tachografu, choć uzupełniają się, to zawierają nieco inne informacje. Karta kierowcy rejestruje aktywności konkretnego kierowcy jego czas jazdy, odpoczynków, innej pracy oraz dostępności. Jest to zapis indywidualny. Natomiast pamięć tachografu przechowuje dane dotyczące pojazdu, takie jak prędkość, przebyta droga, zdarzenia i usterki, a także aktywności wszystkich kierowców, którzy korzystali z tego pojazdu w danym okresie. Oba źródła danych są niezbędne do pełnej analizy i weryfikacji zgodności z przepisami.
Problemy i nietypowe sytuacje: praktyczne rozwiązania
Życie w transporcie bywa nieprzewidywalne, a kierowcy często są w trasie, gdy zbliża się termin sczytania karty. W takiej sytuacji istnieje kilka rozwiązań. Po pierwsze, jeśli to możliwe, wcześniejsze sczytanie karty przed wyjazdem jest zawsze najlepszą opcją. Po drugie, w przypadku dłuższych tras zagranicznych, niektóre firmy korzystają z systemów zdalnego sczytywania danych, które pozwalają na pobranie plików .DDD bez fizycznej obecności kierowcy w bazie. Ostatecznie, jeśli żadna z tych opcji nie jest dostępna, kierowca powinien wrócić do bazy w terminie umożliwiającym sczytanie karty, o ile jest to zgodne z jego planem pracy i odpoczynków.
Zgubienie, kradzież lub uszkodzenie karty: jaka jest procedura awaryjna?
Utrata karty kierowcy to stresująca sytuacja, ale istnieją jasno określone procedury. W przypadku zgubienia, kradzieży lub uszkodzenia karty, kierowca ma obowiązek zgłosić ten fakt w ciągu 7 dni kalendarzowych do odpowiedniego organu wydającego karty (w Polsce to PWPW). Jednocześnie musi złożyć wniosek o wydanie nowej karty. Co ważne, kierowca może kontynuować jazdę bez karty przez maksymalnie 15 dni kalendarzowych, pod warunkiem, że na początku i na końcu każdego dnia pracy wydrukuje dane o swoich aktywnościach z tachografu i podpisze je. Jest to kluczowe dla zachowania legalności jego działań.
Zakończenie pracy kierowcy w firmie: kiedy musisz natychmiast sczytać dane?
Oprócz regularnych terminów, istnieją również sytuacje, które wymagają natychmiastowego sczytania karty kierowcy. Jedną z nich jest zakończenie stosunku pracy z kierowcą. W momencie, gdy kierowca opuszcza firmę, przedsiębiorca ma obowiązek natychmiast pobrać wszystkie dane z jego karty, aby zapewnić pełną i kompletną archiwizację wszystkich informacji dotyczących jego aktywności w czasie zatrudnienia. To samo dotyczy sytuacji utraty ważności karty lub na żądanie uprawnionych organów kontrolnych.
Przeczytaj również: Gdzie jest Twoja karta kierowcy? Sprawdź status online!
