Sczytywanie karty kierowcy co 28 dni: jak liczyć i uniknąć kar?

Artykuł wyjaśnia kluczowy obowiązek sczytywania karty kierowcy co 28 dni, wynikający z przepisów unijnych i krajowych. Dowiesz się, dlaczego regularność jest tak ważna, jakie kary grożą za niedopełnienie tego wymogu oraz jak skutecznie zarządzać danymi, by uniknąć problemów z kontrolami.

Obowiązek sczytywania karty kierowcy: dlaczego 28 dni to absolutne minimum?

Obowiązek regularnego sczytywania danych z karty kierowcy to nie jest kwestia wyboru, lecz prawnie wiążący wymóg. Wynika on bezpośrednio z przepisów Unii Europejskiej, które zostały wdrożone do polskiego porządku prawnego przez Rozporządzenie Ministra Transportu z dnia 23 sierpnia 2007 r. w sprawie pobierania danych z tachografów cyfrowych i kart kierowców oraz warunków ich przechowywania. Jako ekspert w branży transportowej, zawsze podkreślam, że znajomość i przestrzeganie tych przepisów to podstawa bezpiecznego i legalnego prowadzenia działalności.

Warto jasno zaznaczyć, że odpowiedzialność za terminowe pobieranie danych, zarówno z karty kierowcy, jak i z tachografu cyfrowego, spoczywa w całości na przewoźniku, czyli na przedsiębiorstwie transportowym. To właśnie przewoźnik musi zapewnić, że dane są pobierane w wyznaczonych terminach i co równie ważne, bezpiecznie archiwizowane. Nie jest to obowiązek kierowcy, choć jego współpraca jest oczywiście niezbędna.

Kluczowe jest zrozumienie, co dokładnie oznacza termin "28 dni". Otóż, nie chodzi o 28 dni kalendarzowych bezwzględnie, lecz o 28 dni kalendarzowych, w których na karcie kierowcy zarejestrowano jakąkolwiek aktywność. Jeśli kierowca był na długim urlopie, zwolnieniu lekarskim lub z innych przyczyn nie używał karty przez dłuższy czas, obowiązek sczytywania w tym okresie nie powstaje. Warunkiem jest jednak, że dane zostały sczytane po jego ostatniej aktywności. Pozwólcie, że podam przykład: jeśli kierowca ostatni raz używał karty 10 stycznia, a następnie był na miesięcznym urlopie i wrócił do pracy 10 lutego, to termin 28 dni na sczytanie danych biegnie od 10 stycznia. Po powrocie z urlopu, karta powinna być sczytana niezwłocznie, aby upewnić się, że wszystkie dane z okresu aktywności zostały pobrane i zarchiwizowane.

Konsekwencje braku odczytu karty kierowcy: ile możesz stracić?

Niedopełnienie obowiązku terminowego sczytywania danych z kart kierowców i tachografów cyfrowych wiąże się z konkretnymi i często dotkliwymi karami finansowymi. Jako przewoźnik musisz być świadomy, że służby kontrolne, takie jak Inspekcja Transportu Drogowego (ITD), nie mają litości dla zaniedbań w tym zakresie. Oto, z jakimi konsekwencjami finansowymi możesz się spotkać:

• 500 zł za nieterminowe pobranie danych z karty kierowcy kara ta naliczana jest za każdego kierowcę, którego dotyczy naruszenie.
• 500 zł za nieterminowe pobranie danych z tachografu kara ta naliczana jest za każdy pojazd, w którym stwierdzono naruszenie.
• 500 zł za każdy dzień braku przechowywania danych przez wymagany okres (minimum 12 miesięcy) kara ta również odnosi się do każdego kierowcy. Wyobraź sobie, jak szybko może urosnąć kwota, jeśli dane nie były przechowywane przez miesiąc!

Kary finansowe to tylko wierzchołek góry lodowej. Oprócz bezpośrednich mandatów, brak regularnego i zgodnego z przepisami sczytywania danych może prowadzić do znacznie poważniejszych konsekwencji. Mówimy tu o utracie dobrej reputacji firmy w branży transportowej, co może wpłynąć na współpracę z kontrahentami i zdobywanie nowych zleceń. Co więcej, w przypadku poważnych lub powtarzających się naruszeń, przewoźnik ryzykuje zawieszenie, a nawet całkowitą utratę licencji transportowej. To scenariusz, którego każdy przedsiębiorca powinien unikać za wszelką cenę, ponieważ oznacza on de facto koniec działalności.

Aby uniknąć tych nieprzyjemnych sytuacji i spać spokojnie, zawsze radzę moim klientom wdrożyć kilka kluczowych zasad:

• Regularność to podstawa: Ustal harmonogram sczytywania danych i ściśle go przestrzegaj. Lepiej sczytywać dane częściej niż rzadziej.
• Inwestycja w narzędzia: Wyposaż się w sprawdzone i niezawodne urządzenia do sczytywania danych oraz oprogramowanie do ich analizy i archiwizacji.
• Szkolenie i świadomość: Upewnij się, że Ty i Twoi pracownicy znacie obowiązujące przepisy i rozumiecie, dlaczego terminowe sczytywanie danych jest tak ważne.
• Automatyzacja procesów: Rozważ wdrożenie systemów, które automatyzują proces pobierania danych, minimalizując ryzyko ludzkiego błędu.

Skuteczne metody sczytywania karty kierowcy: wybierz najlepsze rozwiązanie dla siebie

Wybór odpowiedniej metody sczytywania danych z karty kierowcy jest kluczowy dla efektywności i zgodności z przepisami. Na rynku dostępne są różne rozwiązania, które można dopasować do specyfiki i rozmiaru przedsiębiorstwa. Tradycyjne metody obejmują czytniki kart podłączane do komputera, które współpracują z dedykowanym oprogramowaniem do pobierania i analizy danych. To rozwiązanie jest często wybierane przez mniejsze firmy lub te, które mają stacjonarne bazy i kierowcy regularnie wracają do centrali. Alternatywnie, dane można pobierać bezpośrednio z tachografu cyfrowego, używając karty przedsiębiorstwa i specjalnego klucza do poboru danych. Ta metoda jest przydatna, gdy chcemy sczytać dane z tachografu, ale wymaga fizycznej obecności pojazdu.

Bardzo popularne, zwłaszcza w firmach o zróżnicowanej flocie i trasach, są urządzenia uniwersalne typu "klucz", takie jak popularne TachoDrive. Są to mobilne, kompaktowe czytniki, które kierowca może zabrać ze sobą w trasę. Działają one na zasadzie bezpośredniego wczytywania danych z karty kierowcy, a następnie umożliwiają ich łatwe zgranie na komputer po powrocie do bazy. Ich największą zaletą jest mobilność i wygoda, co pozwala na sczytywanie kart w dowolnym miejscu i czasie, bez konieczności podłączania do tachografu czy komputera w pojeździe.

Dla większych firm i tych, które stawiają na maksymalną automatyzację i oszczędność czasu, idealnym rozwiązaniem są zdalne systemy sczytywania danych. Przykładami takich systemów są platformy telematyczne, jak Navifleet czy GBox. Działają one w ten sposób, że automatycznie pobierają dane zarówno z karty kierowcy, jak i z tachografu, zgodnie z ustalonym harmonogramem. Eliminuje to potrzebę fizycznego powrotu pojazdu do bazy w celu sczytania danych, co przekłada się na realne oszczędności. Korzyści z wdrożenia takich systemów są znaczące:

• Automatyzacja: Dane pobierane są bez ingerencji człowieka, co minimalizuje ryzyko błędów i zaniedbań.
• Oszczędność czasu: Kierowcy nie muszą tracić czasu na ręczne sczytywanie kart.
• Oszczędność pieniędzy: Redukcja kosztów związanych z powrotami pojazdów do bazy i pracą administracyjną.
• Dostępność danych: Dane są dostępne online niemal w czasie rzeczywistym, co ułatwia analizę i zarządzanie.
• Zgodność z przepisami: Systemy są zaprojektowane tak, aby zapewnić pełną zgodność z obowiązującymi regulacjami.

Poza 28 dniami: kiedy musisz natychmiast sczytać kartę kierowcy?

Choć termin 28 dni jest kluczowy, istnieją sytuacje, w których sczytanie karty kierowcy staje się absolutną koniecznością i musi nastąpić natychmiast, niezależnie od tego, ile dni minęło od ostatniego pobrania danych. Jedną z najważniejszych jest ustanie stosunku pracy. Przed rozwiązaniem umowy z kierowcą, musimy bezwzględnie sczytać wszystkie dane z jego karty. Jest to kluczowe dla zapewnienia kompletności dokumentacji i uniknięcia późniejszych problemów z dostępem do danych, które mogą być potrzebne do kontroli nawet wiele miesięcy po odejściu pracownika.

Inną pilną sytuacją jest zgubienie, uszkodzenie lub zbliżający się koniec ważności karty. W przypadku utraty ważności karty, należy sczytać dane przed upływem terminu jej ważności. Jeśli karta zostanie uszkodzona lub zgubiona, należy ją sczytać w miarę możliwości natychmiast po zdarzeniu (jeśli jest to technicznie możliwe), a następnie bezzwłocznie wnioskować o wydanie nowej karty. Pamiętajmy, że brak możliwości sczytania danych z powodu uszkodzenia lub zgubienia karty nie zwalnia przewoźnika z odpowiedzialności za ich brak.

Niezwykle ważnym aspektem jest również dostępność danych na żądanie organów kontrolnych. Dane z karty kierowcy muszą być natychmiast dostępne podczas kontroli drogowej lub w siedzibie firmy, przeprowadzanej przez uprawnione organy, takie jak Inspekcja Transportu Drogowego (ITD) czy Państwowa Inspekcja Pracy (PIP). To podkreśla znaczenie posiadania aktualnych i łatwo dostępnych archiwów. Brak możliwości przedstawienia danych na żądanie kontrolerów to prosta droga do wysokich mandatów i poważnych konsekwencji dla przewoźnika.

Bezpieczna archiwizacja danych z karty kierowcy: jak spać spokojnie?

Polskie i unijne przepisy jasno określają, że pobrane dane muszą być przechowywane przez co najmniej 12 miesięcy od daty ich zarejestrowania. Pamiętajmy, że jest to absolutne minimum. W praktyce, ze względu na możliwość kontroli wstecznych i potrzebę posiadania pełnej historii, wielu przewoźników decyduje się na przechowywanie danych przez dłuższy okres, np. 2-3 lata.

Aby zapewnić sobie spokój i bezpieczeństwo w przypadku kontroli, zalecam wdrożenie następujących praktyk w zakresie archiwizacji danych:

• Wielokrotne kopie: Przechowuj dane na co najmniej dwóch oddzielnych nośnikach. Może to być dysk twardy komputera i zewnętrzny dysk, serwer lokalny i chmura, lub inne kombinacje. To zabezpieczy Cię przed utratą danych w przypadku awarii jednego z nośników.
• Regularne kopie zapasowe: Upewnij się, że kopie zapasowe są wykonywane regularnie i automatycznie, jeśli to możliwe. Ręczne wykonywanie kopii jest obarczone ryzykiem błędu ludzkiego.
• Zabezpieczenie przed dostępem nieuprawnionych: Dane muszą być chronione przed dostępem osób nieuprawnionych. Stosuj hasła, szyfrowanie, a jeśli korzystasz z serwerów, upewnij się, że są one odpowiednio zabezpieczone.
• Spójność i porządek: Utrzymuj porządek w archiwum. Nazwij pliki w sposób umożliwiający łatwe odnalezienie danych dla konkretnego kierowcy i okresu.
• Oprogramowanie do analizy: Korzystaj z oprogramowania, które nie tylko archiwizuje dane, ale także umożliwia ich analizę i generowanie raportów, co jest nieocenione podczas kontroli.

Unikaj pułapek: najczęstsze błędy przy sczytywaniu kart kierowcy

Mimo jasnych przepisów, wciąż spotykam się z powtarzającymi się błędami w zarządzaniu danymi z kart kierowców. Jednym z najczęstszych jest niezrozumienie zasady "28 dni aktywności". Wielu przewoźników błędnie zakłada, że jeśli kierowca był na długim urlopie, to po jego powrocie termin 28 dni biegnie od nowa, od zakończenia urlopu. To błąd! Jak już wspomniałem, termin 28 dni biegnie od ostatniego sczytania danych z okresu aktywności. Karta powinna być sczytana niezwłocznie po wznowieniu aktywności, aby uzupełnić ewentualne luki i upewnić się, że wszystkie dane z okresu przed urlopem zostały poprawnie zarchiwizowane.

Kolejną pułapką są problemy techniczne. Awaria czytnika, nieaktualne oprogramowanie, czy po prostu brak świadomości o konieczności regularnej konserwacji sprzętu, mogą prowadzić do opóźnień w sczytywaniu danych. Moja rada? Zalecam regularne sprawdzanie sprawności czytników, aktualizowanie oprogramowania do najnowszych wersji oraz posiadanie awaryjnych rozwiązań, takich jak zapasowy czytnik lub alternatywna metoda pobierania danych. Lepiej być przygotowanym na wszelkie ewentualności, niż tłumaczyć się z opóźnień podczas kontroli.

Warto również pamiętać, że wszelkie wpisy manualne, które kierowca dokonuje na swojej karcie (np. dotyczące okresów niedostępności przed rozpoczęciem jazdy, czy innych aktywności poza pojazdem), są również traktowane jako zarejestrowana aktywność. Oznacza to, że takie wpisy również uruchamiają bieg 28-dniowego terminu na sczytanie danych. Nie można ich ignorować, traktując jako mniej ważne niż dane generowane automatycznie przez tachograf. Każda informacja na karcie jest istotna i musi być terminowo pobrana.

Pakiet Mobilności a sczytywanie danych: co musisz wiedzieć o przyszłości?

Branża transportowa jest w ciągłym ruchu, a Pakiet Mobilności wprowadza kolejne zmiany, które mają wpływ na obowiązki przewoźników, w tym na sczytywanie danych. Jedną z najważniejszych zmian, która wejdzie w życie od 1 lipca 2026 roku, jest rozszerzenie obowiązku posiadania i używania tachografów na pojazdy o dopuszczalnej masie całkowitej (DMC) od 2,5 do 3,5 tony, które wykonują międzynarodowy transport zarobkowy. To oznacza rewolucję dla wielu mniejszych firm i jednoosobowych działalności, które dotychczas były zwolnione z tego obowiązku. Będą one musiały wyposażyć swoje pojazdy w tachografy i, co za tym idzie, przestrzegać wszystkich zasad dotyczących sczytywania kart kierowców oraz danych z tachografów. To ogromne wyzwanie, które wymaga wcześniejszego przygotowania i zrozumienia nowych regulacji.

Kolejną istotną zmianą, która już się dzieje, jest stopniowe wydłużanie okresu kontroli drogowej przez służby takie jak ITD. Okres ten jest wydłużany z dotychczasowych 28 dni do 56 dni wstecz. Ta zmiana sprawia, że regularne i terminowe sczytywanie danych z kart kierowców jest ważniejsze niż kiedykolwiek. Kontrolerzy będą mieli dostęp do szerszego zakresu danych historycznych, co zwiększa ryzyko wykrycia naruszeń z dłuższego okresu. Dlatego tak ważne jest, aby archiwum danych było zawsze kompletne, aktualne i łatwo dostępne, obejmując co najmniej ten wydłużony okres kontroli. To nie tylko kwestia uniknięcia kar, ale także dowód na profesjonalizm i rzetelność przewoźnika.